Si suggerisce di applicare targhette nominative ai bagagli che evidenzino sia la provenienza (completa di indirizzo) sia la destinazione. 
In aeroporto non si deve abbandonare mai il bagaglio né prendere in consegna bagagli o oggetti da persone estranee.
 Il bagaglio non deve superare il peso stabilito dalle singole compagnie aeree.

È consentito, inoltre, un piccolo bagaglio a mano da portare in cabina.
 Nuove regole adottate dall’Unione europea per garantire la sicurezza aeroportuale limitano oggetti e quantità di sostanze liquide che è possibile portare oltre i punti di controllo. Tutte le informazioni su cosa e quanto è possibile portare con sé nel bagaglio a mano sono reperibili sul sito dell’Enac.

L’ente per l’aviazione civile mette a disposizione anche un numero verde: 800 898 121 - attivo dal lunedì al venerdì, dalle 8,00 alle 20,00.
 In caso di smarrimento, furto, danneggiamento del bagaglio occorre presentare la denuncia all’ufficio Lost and Found prima di lasciare l’aeroporto.

Per tutti i trasferimenti è garantita assistenza con personale specializzato in numero adeguato ai gruppi presenti, nonché assistenza nel caso di smarrimento del bagaglio. In caso di ritardi, scioperi e altre cause, la Società organizzatrice garantisce e sostiene, a proprie spese, l'eventuale pernottamento, vitto e assistenza anche nei giorni eccedenti quelli di durata del soggiorno.

I ragazzi devono portare con sé i documenti necessari per l’espatrio: Agli studenti che hanno più di 15 anni occorre:

• carta di identità valida per l’espatrio, in corso di validità
oppure
• passaporto convalidato con bollo annuale
Agli studenti che hanno meno di 15 anni è richiesto:
• attestato d’identità personale a uso espatrio, rilasciato dal comune di residenza e vidimato dalla questura, ai sensi e per gli effetti della legge n. 1185/67 art. 14 comma 1.

Non sono valide le tessere ministeriali o le tessere ferroviarie.

Nei 5 giorni precedenti la data di partenza deve essere compilata, a cura del medico di fiducia, la scheda sanitaria, per usufruire dell’assistenza sanitaria. All’arrivo nel college, la scheda deve essere consegnata al personale responsabile. Al termine del soggiorno viene restituita al ragazzo con l’indicazione di eventuali patologie riscontrate durante la vacanza.

Sappiamo che per molti ragazzi una vacanza studio rappresenta il primo viaggio della vita e l’occasione di sperimentare la prima indipendenza. Abbiamo imparato a conoscere le loro aspirazioni e le apprensioni dei genitori che desiderano che questa esperienza si svolga nella maniera più idonea per i propri figli.

Per questo la nostra presenza è immediata e costante: assistenza sui documenti di viaggio, sulle operazioni aeroportuali (check-in, bagagli, dogana), sulle comunicazioni con le famiglie al momento degli arrivi e delle partenze.

I nostri assistenti aeroportuali sono operatori qualificati, preparati ad affrontare con professionalità ognuno di questi aspetti e sono a vostra disposizione sin dal primo incontro in aeroporto, va ricordato tra l’altro che in questi anni abbiamo intrapreso un rapporto privilegiato con le principali linee aeree per assicurare il massimo conforto ai nostri ragazzi.

I ragazzi in vacanza devono osservare alcune semplici norme di comportamento, oltre al regolamento della scuola di cui sono ospiti, e quindi:

• sono obbligati a frequentare le lezioni; in caso contrario, la scuola può non rilasciare il certificato di frequenza
• sono tenuti a prendere parte alle attività organizzate per il tempo libero
• hanno il divieto di fumare, introdurre e usare alcolici e stupefacenti
• devono seguire le direttive del capogruppo e non possono allontanarsi dal gruppo e dal college di loro iniziativa.

Se i ragazzi non rispettano questi principi, rischiano il rientro anticipato in Italia. In tal caso le spese di rimpatrio sono a carico del partecipante e non può essere richiesto rimborso. Inoltre, il ragazzo rimpatriato per motivi disciplinari non può partecipare al concorso bandito negli anni successivi.

Qualora, invece, il rientro sia necessario per motivi familiari, malattia, mancato adattamento, le modalità di rimpatrio sono valutate di volta in volta.

La nostra esperienza ci ha portato a considerare centrale il ruolo della comunicazione: la comunicazione tra accompagnatori e ragazzi è importante come quella con le famiglie, che nei nostri centri è garantita da un costante servizio di assistenza telefonica con operatori italiani sempre pronti a mettere in contatto ogni genitore con il proprio figlio.

Nel centro vacanze è costante la presenza di un medico e di un’infermeria, in modo da consentire un primo intervento. In caso di necessità, si ricorre alle strutture sanitarie pubbliche. Chi segue particolari terapie, deve consegnare al medico del centro lo specifico certificato sanitario e i medicinali da assumere. In ogni seria evenienza sono immediatamente informati i genitori, ma, in caso di loro irreperibilità, il medico interviene secondo scienza ed etica professionale.

Uno dei disagi più comuni riguarda il rapporto con l’alimentazione e la cucina locale. Abbiamo ritenuto opportuno dedicare la massima attenzione a questo punto elaborando, con l’aiuto di specialisti dell’alimentazione, un apposito menù settimanale che assicuri il giusto equilibrio nutritivo nei pasti.

Nella ricerca di un compromesso tra cucina locale e sapori della cucina Italiana, predisponiamo in ogni Centro diversi tipi di menù giornalieri per ogni pasto per incontrare il gusto dei ragazzi e assicurare, inoltre, il giusto fabbisogno calorico, anche in considerazione dell’intensa attività delle due settimane.